Weihnachtsfeier organisieren

Bevor eine neue Veranstaltung, in diesem Fall eine Weihnachtsfeier, angelegt werden kann, müssen einige grundsätzliche Fragen beantwortet werden.

Für wen wird die Weihnachtsfeier organisiert? Soll es ein festes Programm geben? Wie viele Teilnehmer, sind zu erwarten? Werden Geschenke verteilt? Wo findet die Weihnachtsfeier statt? Wer übernimmt bei der Organisation eine bestimmte Aufgabe?

Bei der Planung einer Weihnachtsfeier dienen Ihnen folgende Fragen als Orientierung. Diese helfen Ihnen beim Erstellen der Veranstaltung über den Buchungsdienst.

Damit alle Schritte besser nachvollziehbar sind, haben wir eine Beispielveranstaltung für Sie angelegt, diese zeigt das Ergebnis wie man eine Weihnachtsfeier organisiert.


1. Für wen soll die Weihnachtsfeier veranstaltet werden?


In dem Beispiel will die Firma Dymotech eine Weihnachtsfeier organisieren. Es muss geklärt werden, wie viele Mitarbeiter an der Feier teilnehmen werden und ob sie eine Begleitung mitbringen.


2. Wie soll die Weihnachtsfeier ablaufen?


Nachdem die Teilnahme geklärt ist, geht es um den reinen Ablauf. Sie müssen eine geeignete Zeit für den Beginn finden. Weihnachtsfeiern werden meist für einen Jahresrückblick und als Danksagung an die Mitarbeiter genutzt. Über den Inhalt, dieses offiziellen Teils der Feier, müssen Sie sich Gedanken machen.

Ein Geschenk für die Mitarbeiter zeigt eine besondere Wertschätzung und sollte dementsprechend gut vorbereitet sein. Ist eine größere Anzahl von Gästen zu erwarten, muss sich entsprechend über die Übergabe Gedanken gemacht werden.

Meist gibt es ein Weihnachtsessen und dieses sollte ebenfalls im Ablauf berücksichtig werden.

Nach dem offiziellen Teil müssen Sie alles für den weiteren Verlauf planen, damit eine ungezwungene und feierliche Stimmung aufkommen kann.


3. Organisation einer geeigneten Lokation


Sind die Rahmenbedingungen geklärt, brauchen Sie einen geeigneten Ort, an dem Sie die Feier veranstalten können.

Wichtig sind die Kapazität und eine gute Erreichbarkeit. Des Weiteren müssen Sie sich über die Möglichkeiten der Verköstigung informieren. Achten Sie auch auf eine angenehme Atmosphäre des Veranstaltungsortes.

Italienisches Restaurant

4.Terminplanung und Benachrichtigung


Nachdem Zeit und Ort feststehen, müssen sämtliche Mitarbeiter eingeladen werden. Dazu muss ein geeignetes Anschreiben erstellt werden, das alle wichtigen Informationen enthält. Wichtig ist eine eventuelle Begleitung, die mit angemeldet werden muss.

Erstellen der Weihnachtsfeier mit Buchungsdienst

1. Veranstaltungsorte


Geben Sie hier die Adresse der Lokation ein, wo die Weihnachtsfeier stattfinden soll. Neben den wichtigsten Daten können noch weitere Informationen ergänzt werden, z.B. ein Foto, Lageplan und eine Internetseite.

Weihnachtsfeier Ortsbschreibung

2. Name der Veranstaltung


Die Weihnachtsfeier kann unter einem bestimmten Motto stehen und hier können Sie entsprechend einen Namen festlegen.

Als Letztes bestimmen Sie den Anmeldeschluss, damit Sie genau wissen, wie viele Mitarbeiter und Begleitungen teilnehmen können.


3. Programm der Weihnachtsfeier


Legen Sie hier eine genaue Beschreibung der Weihnachtsfeier an. Wichtig ist ein genauer Zeitplan der gesamten Veranstaltung, damit jeder weiß, wann er wo zu erscheinen hat.

Weihnachten Veranstaltungsdaten I

4. Teilnehmergruppen der Veranstaltung


Verschiedene Teilnehmergruppen ermöglichen eine bessere Einteilung und Übersicht. Mit der Festlegung einer maximalen Teilnehmeranzahl vermeiden Sie eine Überbuchung. 
Bei Bedarf kann eine Warteliste angelegt werden, aber in diesem Beispiel wird darauf verzichtet.

Alle angemeldeten Teilnehmer lassen sich über das Nachrichtensystem von Buchungsdienst erreichen und über Änderungen informieren.


5. Termine für die Veranstaltung erstellen.


Hier können Sie einen konkreten Termin für die Weihnachtsfeier festlegen. Geben Sie den konkreten Tag an und ergänzen Sie Angaben zur Uhrzeit für Beginn bzw. Ende.

Weihnachten Veranstaltungsdaten Termine

6. Freischalten Ihrer Veranstaltung


Bevor Sie die Weihnachtsfeier freischalten können, müssen Sie alle relevanten Daten noch einmal bestätigen.

Am Ende teilt Ihnen der Buchungsdienst ein passendes Kürzel und eine eigene Internetseite zu. Über diese Internetseite können sich die Mitarbeiter und deren Begleitungen anmelden. Sämtliche Informationen über den Ablauf und Zeitplan sind über die Internetseite abrufbar.


7. Nachrichtensystem beim Buchungsdienst


Das Nachrichtensystem ermöglicht eine einfache Kommunikation mit den bereits angemeldeten Teilnehmern. 
Wahlweise können einzelne Teilnehmer oder ganze Gruppen benachrichtigt werden. So können Sie schnell und einfach Änderungen kommunizieren.

 


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Dienstag, 12 Januar 2016 Posted in Anleitungen Organisation von Veranstaltungen