offene Treffen organisieren

Ein offenes Treffen zu organisieren erfordert neben einem hohen Organisationstalent auch viel Zeitaufwand und Planungsgeschick. Mit Buchungsdienst kann die Planung effizienter und zeitsparender gestaltet werden – und das nur mit wenigen Eingaben.

Insbesondere stellt Ihnen der webbasierte Buchungsdienst ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie schnell und effektiv ein offenes Treffen organisieren, wie zum Beispiel ein offenes Treffen von Lerngruppen.

Bevor Sie mit der eigentlichen Planung des offenen Treffens beginnen, in unserem Beispiel ist es ein Kolloquium, der die Möglichkeit bieten soll, Inhalte nachzuarbeiten und zu vertiefen, müssen Sie zunächst einige grundlegenden Fragen beantworten:


Vorbereitung


Folgende Fragen sollten zur Vorbereitung geklärt werden:

- An wenn richtet sich die Informationsveranstaltung primär?

- Muss eventuell ein Vortrag über das Thema gehalten werden?

- In welchem Umfang soll die Veranstaltung abgehalten werden? Teilnehmerzahl, Räumlichkeiten, Ort…

- Welches Budget steht Ihnen für die Realisierung des Vorhabens zur Verfügung?


Erste Phase: Veranstaltungsdaten in das System eingeben


Nun kann die Erstellung der Lernveranstaltung mit dem Buchungsdienst beginnen. Hierfür legen Sie eine neue Veranstaltung mit einem möglichst prägnanten aber unkomplizierten Titel an. Weiter legen Sie den Zeitpunkt (Tag, Monat, Jahr und die Uhrzeit) sowie voraussichtliche Anzahl der Teilnehmer fest, wobei das bei einem offenen Treffen die größte Herausforderung sein dürfte.

Ausschlaggebend für den ersten Schritt Ihrer Planung sind die Teilnehmerzahl sowie das zur Verfügung stehende Budget. Hiernach richten sich sowohl die örtlichen Begebenheiten, aber auch die Frage nach einem möglichen Vortragsredner, der die jeweiligen Lerninhalte anhand konkreter Beispiele erläutern soll. Was uns bei der Planung des Kolloquiums zum nächsten Schritt des Buchungsprozesses führt:


Die zweite Phase: Was soll diskutiert werden und in welchem Umfang?


Nach dem die Personenanzahl und die Inhalte des offenen Treffens geklärt sind, müssen die Punkte in Bezug auf den Ablauf des Kolloquiums abgearbeitet werden. Hierzu gehört insbesondere die Frage nach der Möglichkeit eines Vortrags sowie einer offenen Diskussionsrunde, an der alle Teilnehmer beteiligt werden. An dieser Stelle sollten Sie den Ablauf des offenen Treffens möglichst präzise angeben, damit sich die Teilnehmer auf den Inhalt einstellen können.


Die dritte Phase: Wie viel Raum braucht das offene Treffen?


Für den Erfolg einer Veranstaltung ist die Wahl der optimalen Räumlichkeiten unabdingbar. Je nach Teilnehmerzahl und Dauer der Veranstaltung müssen unterschiedliche Anforderungen an den Veranstaltungsort erfüllt sein. So kann zum Beispiel ein zu klein gewählter Raum in einer unbequemen Massenveranstaltung enden, bei der Sie als Veranstalter schnell den Überblick und die Kontrolle über die Geschehnisse verlieren können. Der Buchungsdienst erleichtert Ihnen in diesen Punkten den Arbeitsaufwand enorm. Denn durch das Anlegen von „Teilnehmergruppen“ bestimmten Sie wie viele Personengruppen an der Veranstaltung teilnehmen. Hierbei ist zumeist eine Gruppe vollkommend ausreichend. Somit bekommen Sie einen groben Überblick über die mögliche Teilnehmeranzahl.

Darüber hinaus kann eine Warteliste eingerichtet werden. Diese ist dann sinnvoll, wenn tatsächliche Teilnehmerzahl die verfügbaren Kapazitäten übersteigt. Weiter steht Ihnen ein Nachrichtensystem zur Verfügung, mit dem Sie die bereits angemeldeten Teilnehmer über sämtliche Änderungen informieren können. Im Falle einer Warteliste könnte es die Benachrichtigung eines frei gewordenen Platzes sein.

Des Weiteren können Sie sogleich im Buchungsdienst den genauen Zeitpunkt und das Datum des offenen Treffens festlegen. Handelt es sich um einen regelmäßig wiederkehrenden Termin, wie zum Beispiel jeden ersten Dienstag eines Monats, so können diese Termine im Buchungsdienst als solche festgelegt werden.


Die vierte Phase: Freischalten der Veranstaltung


Bevor Sie das offene Treffen, in unserem Beispiel eine Lernveranstalltung, müssen Sie alle veranstaltungsrelevanten Daten prüfen und bestätigen. Im Anschluss weist Ihnen der Buchungsdienst eine eigene Homepageadresse zu, über die sich die Teilnehmer über das offene Treffen informieren und gegebenenfalls zu dieser anmelden können. Hierzu stehen den Interessierten sämtliche Informationen über den Ablauf, Ort und Räume sowie die genauen Termine und die Uhrzeit zur Verfügung. Über das Nachrichtensystem sind alle Teilnehmer sowohl einzeln als auch im Gesamten jederzeit erreichbar und können über die wichtigen Änderungen sowie Aktualisierungen stets informiert werden. Damit das geplante offene Treffen möglichst viele Teilnehmer erreicht, können Sie die vom System generierte URL per Email oder soziale Netzwerke wie facebook oder twitter den möglichen Interessenten zugänglich machen.


Die letzte Phase: Nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung


Nach dem erfolgreichen Abschluss des Kolloquiums können Sie den Teilnehmern die sämtlichen Veranstaltungsmaterialien auf der Homepage der vom Buchungsdienst generierten URL zur Verfügung stellen.


In der Pilotphase ist der Buchungsdienst kostenlos


Probieren Sie den webbasierten Buchungsdienst in der Pilotphase bis 31.12.2012 kostenlos und unverbindlich aus. Das heißt, sämtliche Veranstaltungen, die bis zu diesem Zeitpunkt vom Buchungsdienst in einfachen vier Schritten frei geschaltet wurden, sind kostenlos. Darüber hinaus gibt es für kleine Veranstaltungen in einem Umfang von bis zu 25 Teilnehmern einen kostenlosen Tarif.

Probieren Sie Buchungsdienst aus, melden Sie sichhieran.


weitere Artikel und Anleitungen


Weihnachtsfeier organisieren
Partys und Events organisieren
Schulungen organisieren

Dienstag, 12 Januar 2016 Posted in Anleitungen Organisation von Veranstaltungen